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/ Software Vault: The Gold Collection / Software Vault - The Gold Collection (American Databankers) (1993).ISO / cdr28 / mail.zip / MAILLAP.ZIP / MAIL.DOC < prev    next >
Text File  |  1992-02-01  |  14KB  |  338 lines
  1. Online Mailing List Manager-Standalone/Laptop version  1.0
  2.  
  3. UNLICENSED-EVALUATION VERSION
  4.  
  5. Copyright 1992  Online Resources
  6.                 P.O. Box 1034 Concord, CA 94522
  7.                 All Rights Reserved
  8.  
  9. REGISTRATION OF THE PRODUCT ENTITLES YOU TO THE LATEST REGISTERED VERSION
  10. OF THE PRODUCT, AS WELL AS OTHER VALUABLE BENEFITS!  DO NOT USE FOR MORE
  11. THAN 30 DAYS WITHOUT REGISTRATION.  THIS IS AN EVALUATION COPY ONLY.
  12.  
  13. General information:
  14.  
  15. This program is designed to help businesses better manage their "form letter
  16. correspondence" and their mailing lists. Features include:
  17.  
  18. * Online management of mailing list and customer information as well as
  19.   correspondence.
  20.  
  21. * Generates mail merged documents with the option of being sent to printer,
  22.   screen, or disk file for later processing.
  23.  
  24. * Has built in word processing system.
  25.  
  26. * Customer database can be scanned by a variety of criterias such as last name,
  27.   company name, zip/postal code, city, state/province, phone number, etc.
  28.  
  29. * Has customer category code, and four user-definable insertion fields.
  30.  
  31. * Customer records can be tagged/selected manually, globally, or all records
  32.   where keyword/note fields contain specific words or phrases.
  33.  
  34. * Pop-up color menus, scrolled look-up displays, and context-sensitive help.
  35.  
  36. * Separate system administrator program.
  37.  
  38. * Copying (cloning) of records, to help build the database faster.
  39.   You can make a single model record, and make many copies, and
  40.   change what you want.
  41.  
  42. * Multiple add mode, so that you can make repeated adds without having
  43.   to keep depressing the INS key.
  44.  
  45. * Embedded overlay design uses less main memory, and allows use in a
  46.   "PATH", so several departments can use the same copy, with discrete
  47.   user tables, document and mailing list files, etc.
  48.  
  49. It can be used on a single PC, and can easily be used by clerks,
  50. receptionists, secretaries, sales people, managers, and anyone
  51. else that generates customer correspondence.
  52.  
  53. The program uses "pop-up windows", and a person can become proficient
  54. in its use in a matter of minutes.  It is very "intuitive", and with a
  55. little "play", most features become readily apparent.  This cuts down on
  56. training time, and reduces documentation size (amen!). We hate to have
  57. to constantly look things up in manuals, and have made the program very
  58. "friendly"!
  59.  
  60. Security levels, user ID's and passwords are set up in the section on
  61. setting up the program.
  62.  
  63. Security levels are 9 to 1, with 1 being the highest level.
  64.  
  65. The unregistered version has a single user ID that has full security
  66. access.  The registered version has a system administrators program
  67. that allows you to assign people individual user ID's with separate
  68. passwords, as well as more restricted access (browse without report
  69. generation, view but no update, deletion restriction, etc)
  70.  
  71. More information on setting up separate security levels and passwords 
  72. are available with the registered version.
  73.  
  74.  
  75. The default user name and password are:
  76.  
  77. User Name    Password     Level
  78. ONLINE       DEFAULT        1
  79.  
  80.  
  81. The opening menu has the following options:
  82.  
  83. CUSTOMER DATABASE:     Lets you create, change, delete and select (mark/tag for
  84.                        later processing) customer records, and look at database
  85.                        sorted by LAST NAME, COMPANY NAME, ZIP/POSTAL CODE,
  86.                        CITY, STATE/PROVINCE, CATEGORY CODE, or PHONE NUMBER.
  87.  
  88.                        Records can be selected (marked/tagged) either
  89.                        individually, all selected/unselected, or note/keyword
  90.                        field in customer database can be "searched" for
  91.                        occurances of a specific word or phrase.   With a
  92.                        series of "searches" you can tag all the customers
  93.                        you want.
  94.   
  95.                        Customer database contains the following information 
  96.                        fields (all optional) Last/First name, company name, 
  97.                        two line address, city, state, zip/postal code, country,
  98.                        phone, "Interest field", Catagory code, comment, four
  99.                        user-defined fields, and an 800 character note/keyword
  100.                        field.
  101.  
  102. MANAGE DOCUMENTS:      Lets you create and edit documents and correspondence
  103.                        as well as merge in customer specific information,
  104.                        such as name, address, and many other fields, plus
  105.                        several user-defined insertion fields.  These items
  106.                        will be pulled from (merged into) a document from the
  107.                        customer database at processing time for those
  108.                        customers whose records have been selected (marked/
  109.                        tagged).  Some example documents are included.
  110.  
  111. MERGE/PRINT DOCUMENTS: Lets you select specific document or correspondence
  112.                        you want to process, and where you want the merged 
  113.                        (document plus customer specific information taken
  114.                        from the customer database) information sent (screen,
  115.                        disk file, or printer LPT1 thru 4).  
  116.  
  117.  
  118. ---------------------------------------------------------------------
  119.  
  120. Configuring your system:
  121.  
  122. You must insure that the "CONFIG.SYS" file in the root directory contains
  123. a statement allowing AT LEAST 50 files to be opened, as follows:
  124.  
  125. FILES=50
  126.  
  127. Certain systems will need to increase this number.
  128.  
  129. It is recommended that a hard drive be used, and all files should be placed
  130. in the same directory.
  131.  
  132. No special installation is required. Just copy the files to the subdirectory
  133. that you want it to create files in.  To execute, type:
  134.  
  135.    MAIL.EXE
  136.  
  137. ---------------------------------------------------------------------
  138. Special configuration information:
  139.  
  140. We also have put in an automatic screen saver, so the screen will blank out
  141. after 10 minutes.  Just depress a space to un-blank it.  You can change it
  142. to a different value, or eliminate the feature entirely, as follows:
  143.  
  144. MAIL V=0 disables the feature
  145. MAIL V=5 blanks the screen after 5 minutes
  146. MAIL V=X blanks the screen after X number of minutes
  147.  
  148. To disable the Beep on error feature, just start the program as follows:
  149.  
  150. MAIL /B=NO
  151.  
  152. To use the program with an enhanced keyboard, with some "compatibles" you
  153. may need to start the program as follows:
  154.  
  155. MAIL /E
  156.  
  157. If your computer has problems with this program automatically setting keyboard
  158. locking, (some programs and "compatibles don't like it) start the program as
  159. follows:
  160.  
  161. MAIL /L
  162.  
  163. Many monitors will work better with the "fast video" option.  Some CGA monitors
  164. will produce "snow" on the screen when this is used, so you may want to try it
  165. and see if it improves performance. To do so, start the program as follows:
  166.  
  167. MAIL /F
  168.  
  169. You can also combine options.  For example, if you want to disable "beep on
  170. error", and use the "fast video" option, start the program as follows:
  171.  
  172. MAIL /B=N /F
  173.  
  174. ---------------------------------------------------------------------
  175.  
  176. Desqview information:
  177.  
  178.  
  179. There is nothing special you have to do to run it under Desqview, other than
  180. make the "MEMORY SIZE" on screen one 450K and the "MAXIMUM PROGRAM MEMORY
  181. SIZE" on the second screen of program options window 640K (even though you
  182. don't have it, and the program won't use it.)
  183.  
  184. Also note that under Desqview, screen saver and beep on errors are
  185. automatically disabled. to allow them to run in background.
  186.  
  187. ---------------------------------------------------------------------
  188.  
  189. General System Requirements:
  190.  
  191. The program is compatible with any IBM PC, XT, AT, PS/2 or 100%
  192. compatible, operating on DOS version 2.0 or higher (3.1 recommended
  193. for networks), and having 640K, a monochrome or color monitor,
  194. and virtually any 80 column printer (if you want printed reports.)
  195.  
  196. ---------------------------------------------------------------------
  197.  
  198. File definitions:
  199.  
  200. These data files(and their respective KEY and MEMO files) are created
  201. when the program is first run:
  202.  
  203. CUSTOMER.DAT is for the customer/mailing list database, and is encrypted.
  204.  
  205. LOG.DAT is the security log file (unencrypted).
  206.  
  207. These data files must be present for the program to initially run:
  208.  
  209. DOCUMENT.DAT is where the documents/correspondences are stored.
  210.  
  211. VARIBLES.DAT is used by the program to identify field keywords.
  212.  
  213. USER.DAT
  214. USER.K01
  215. MAIL.HLP (Online Help file)
  216.  
  217. Extensions used:
  218.  
  219. .DAT are the encrypted data files.
  220.  
  221. .KXX are the index keys for the data files to speed up access.
  222.  
  223. .MEM are the memo files for particular databases.
  224.  
  225. ---------------------------------------------------------------------
  226.  
  227. Distribution Information:
  228.  
  229. This program may be freely distributed, in its unmodified format, as
  230. long as no charge is made, except for a token "disk copying" charge,
  231. not to exceed $10.00.
  232.  
  233. This program is distributed using the "Shareware" concept.  This allows
  234. potential users to try a product before buying it.
  235.  
  236. If you like the program, and want to continue to use it after a 30 day
  237. evaluation period, please fill out the registration form, enclose a check
  238. or money order the appropriate amount, and mail it to the address indicated.
  239. You will receive the latest registered version of the program and be notified
  240. of new releases, and receive our newsletter.
  241.  
  242. By supporting the shareware concept of marketing, it helps continue to
  243. make quality software available to you at reasonable prices, without the
  244. high overhead normally involved in marketing software.
  245.  
  246. Online Resources is constantly looking for ways to improve our products,
  247. and better serve the needs of our customers.  We are committed to providing
  248. powerful, high-quality business software, at affordable prices.
  249.  
  250. LIMITED LICENSE GRANTED
  251.  
  252. Unlike conventional software marketing channels, we provide you with a
  253. fully functional program, to let you decide if it suits your needs.
  254. If you continue to use the software after a reasonable evaluation period,
  255. in our case, 30 days, you must to register the program to continue to use
  256. it legally.  You receive the very latest version without the "unlicensed
  257. evaluation copy" message, as well as the administration program and a
  258. certificate proving that you are a licensed user of the product.
  259.  
  260. The cost of registration of a single server copy of the Standalone/Laptop
  261. version of the Online Mailing List Manager package is $29.00 (US).
  262.  
  263. If you plan to use copies of the registered version on many PC's throughout
  264. your company, including several servers, we now offer a one-time site license
  265. for the current version of the program.  The fee is only $300 (US), and lets
  266. you distribute the latest registered version to as many PC's within your
  267. particular company as you wish. We provide one copy of the program with your
  268. company name on the opening screen, and a laser-printed copy of the
  269. documentation suitable for reproduction.
  270.  
  271. ---------------------------------------------------------------------
  272.                            Registration Form
  273.                    Online Mailing List Manager Ver 1.0
  274.                        Standalone/Laptop version
  275.  
  276. Name:______________________  Company:_______________________
  277.  
  278. Address:____________________________________________________
  279.  
  280. City:__________________  State:________________  Zip code/postal code:________
  281.  
  282. Telephone:________________________                   Country:_________________
  283.  
  284.  
  285. Organization name to appear on license:____________________________________
  286.  
  287. Number of copies registering ______  at $29.00 (US) per copy (add
  288. $10.00 (US) for orders outside of the United States)
  289.  
  290. Site licensing-unlimited distribution within one company ______ at
  291. $300.00 (US).
  292.  
  293. Amount enclosed: $___________
  294.  
  295. Format:  3 1/2"________     5 1/4"(360K)_______   5 1/4"(1.2 Meg)________
  296.  
  297. Where did you obtain your copy of the program? ____________________________
  298.  
  299. ___________________________________________________________________________
  300.  
  301. Mail to: Online Resources
  302.          P.O. Box 1034
  303.          Concord, CA 94522 USA
  304.  
  305. Comments:__________________________________________________________________
  306.  
  307. ___________________________________________________________________________
  308.  
  309. ___________________________________________________________________________
  310.  
  311. ___________________________________________________________________________
  312.  
  313. ___________________________________________________________________________
  314.  
  315. ___________________________________________________________________________
  316.  
  317. Suggestion for enhancements:_______________________________________________
  318.  
  319. ___________________________________________________________________________
  320.  
  321. ___________________________________________________________________________
  322.  
  323. ___________________________________________________________________________
  324.  
  325. ___________________________________________________________________________
  326.  
  327.  
  328. This program is provided "AS IS" without warranty of any kind, either expressed
  329. or implied, including, but not limited to the implied warranties of
  330. merchantability and fitness for a particular purpose.  The entire risk as to
  331. the quality and performance of the program is with you. In no event will
  332. Online Resources be liable for any damages, including any lost profits, lost
  333. savings, or other incidental or consequential damages arising out of the use
  334. or inability to use this program.
  335. -------------------------------------------------------------------------------
  336. IBM is a registered trademark of the International Business Machines Co.
  337. DESQVIEW is a registered trademark of Quarterdeck Office Systems.
  338.